Emails de trabalho em inglês: como pedir com educação

Porque o imperativo soa seco

Em português, «Envie-me o relatório, por favor» é perfeitamente educado: a forma de tratamento já marca o respeito. O inglês não distingue entre «tu», «você» e «o senhor»; you serve para toda a gente. A cortesia passa para a estrutura da frase: perguntas, verbos como could e would, e formulações indiretas.

Por isso, um imperativo traduzido à letra pode ler-se como uma ordem, mesmo com please. A solução não é acrescentar mais palavras simpáticas. É mudar a forma do pedido.

Três níveis de pedido

Nível	Frase	Quando usar
Neutro	Can you help me?	colegas próximos, pedidos pequenos
Mais cortês	Could you help me? / Could you call me back?	a escolha segura com quase toda a gente
Muito cortês	I was wondering if you could help me.	pedidos grandes, pessoas que não conheces, chefias

Se tiveres dúvidas, usa Could you. Raramente soa demasiado formal num email de trabalho e nunca soa brusco.

Outras estruturas úteis:

• Would it be possible to meet at 2:30? Serve para pedidos que dependem da disponibilidade do outro.
• Would you mind waiting a moment? Atenção à resposta: quem aceita diz No, not at all., porque a pergunta é literalmente «importa-se?». Um «sim» quereria dizer que se importa.
• Could you do me a favour? Para anunciar um pedido antes de o explicar. No inglês americano escreve-se favor.

Abrir e fechar sem traduzir à letra

As fórmulas portuguesas de email têm equivalentes funcionais em inglês, que raramente são traduções palavra a palavra:

Em português	Em inglês
Espero que esteja bem.	I hope you're well.
Obrigado pelo seu email.	Thank you for your email.
Peço desculpa pela demora na resposta.	Sorry for the late reply.
Segue em anexo o documento.	See the attached document.
Qualquer dúvida, disponha.	Let me know if you have any questions.
Fico a aguardar a sua resposta.	I look forward to hearing from you.
Com os melhores cumprimentos	Best regards

Repara em I look forward to hearing: depois de look forward to, o verbo vai para a forma em -ing.

Fórmulas como «Venho por este meio informar» não têm equivalente direto. Nos emails em inglês, a primeira frase costuma dizer logo o assunto. Corta a introdução e começa pelo pedido ou pela informação principal.

Dizer que não sem fechar a porta

Uma recusa educada em inglês tem normalmente três partes: suavizar, recusar e propor uma alternativa.

1. Suavizar e recusar: I'm afraid I can't., Unfortunately, I can't come. ou I'm sorry, but I can't come.
2. Explicar, se quiseres: uma razão curta chega. Não precisas de justificar em detalhe.
3. Propor alternativa: Can we meet on Monday? ou, mais suave, Does Monday work for you?

I'm afraid aqui não tem nada a ver com medo: é uma forma habitual de anunciar uma má notícia com delicadeza.

Um pedido completo, do princípio ao fim

Juntando as peças, um pedido a alguém que conheces mal pode seguir esta ordem. As linhas em inglês são as deste artigo; o que está entre parênteses retos é teu:

1. I hope you're well.
2. I was wondering if you could help me. [o que precisas, numa ou duas frases, com a data concreta]
3. See the attached document.
4. Let me know if you have any questions.
5. Thank you in advance.
6. Best regards
7. [o teu nome]

Repara que o pedido aparece logo na segunda linha. A frase de cortesia inicial é curta, e tudo o que vem depois do pedido serve para facilitar a resposta: o anexo, a disponibilidade para esclarecer dúvidas e o agradecimento. Se o destinatário for um colega próximo, podes cortar a primeira linha e trocar o pedido por Could you help me?

Lista antes de carregar em enviar

Lê o email em voz alta e passa por estas perguntas:

• A primeira frase diz o que queres? Se o pedido só aparece no terceiro parágrafo, sobe-o.
• Os pedidos são perguntas? Troca imperativos por Could you…? ou I was wondering if you could….
• Há um prazo? Diz a data concreta em vez de «com a maior brevidade possível».
• As recusas trazem alternativa? Um «não» sozinho soa mais duro em inglês do que parece em português.
• O fecho é simples? Best regards e o teu nome bastam. Thank you in advance. é comum antes do fecho quando fazes um pedido.

Guarda as frases deste artigo num documento à parte e copia-as até as escreveres sem consultar. Quando te saírem por escrito sem esforço, experimenta dizê-las em voz alta numa chamada: as mesmas estruturas funcionam ao telefone e em reuniões.

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